Von Auditfeststellungen zu Korrekturmaßnahmen

Eine Auditfeststellung ist dann hilfreich, wenn das Team den Sachverhalt versteht und über die nächsten Schritte entscheiden kann. Bei der Nachverfolgung muss die Verbindung zwischen der Beobachtung, der gewählten Maßnahme, der zuständigen Person und dem Abschlussnachweis erhalten bleiben.

Eine verständliche Feststellung formulieren

Dokumentieren Sie den beobachteten Sachverhalt, das zugrunde liegende Kriterium und die verfügbaren Nachweise. Benennen Sie Standort, Datum und die betreffende Aufzeichnung oder Tätigkeit. Vermeiden Sie Vermutungen über Absichten oder persönliche Schuldzuweisungen, die sich nicht belegen lassen.

Angenommen, in einer Stichprobe von Wareneingängen fehlt die Aufzeichnung einer im Verfahren vorgesehenen Prüfung. Beschreiben Sie, welche Unterlagen untersucht wurden und was fehlte. So lässt sich der Sachverhalt klären, ohne vorzeitig daraus zu schließen, dass die Prüfung selbst nie stattgefunden hat.

Sofortige Korrektur und Ursachenklärung unterscheiden

Eine Korrektur behebt die festgestellte Situation. Eine Korrekturmaßnahme setzt an ihrer Ursache an, um eine Wiederholung zu verhindern. Beides kann notwendig sein und unterschiedliche Fristen erfordern.

Im Beispiel kann die Klärung des betroffenen Wareneingangs ein erster Schritt sein. Für eine Korrekturmaßnahme muss untersucht werden, warum die Aufzeichnung fehlte: unklare Anweisungen, ein ungeeignetes Formular oder eine andere im Verlauf der Analyse bestätigte Bedingung. Halten Sie mögliche Erklärungen fest und prüfen Sie diese vor der Auswahl einer Lösung.

Eine ausführbare Maßnahme festlegen

„Den Prozess verbessern“ beschreibt die Aufgabe zu ungenau. Benennen Sie die konkrete Änderung, die zuständige Person und das erwartete Ergebnis. Vereinbaren Sie einen Termin, der Priorität, Abhängigkeiten und verfügbare Ressourcen berücksichtigt.

Jede Maßnahme sollte Folgendes enthalten:

• Einen Bezug zur Feststellung und zur ermittelten Ursache.
• Eine eindeutig zuständige Person.
• Einen Termin und wichtige Zwischenprüfungen.
• Die benötigten Nachweise für die Umsetzung.
• Prüfkriterien, die Ausführenden und Prüfenden bekannt sind.

Sind mehrere Teams beteiligt, dokumentieren Sie die Abhängigkeiten. Eine Person sollte die Nachverfolgung koordinieren, damit die Maßnahme zwischen den Abteilungen nicht liegen bleibt.

Fortschritt nachvollziehbar dokumentieren

Halten Sie Fortschritte, Hindernisse und Terminänderungen fest. Erläutern Sie bei einer Planänderung den Grund und bewahren Sie den Verlauf auf. Andere Beteiligte sollten den Stand verstehen können, ohne verstreute Nachrichten zusammensuchen zu müssen.

CHECKZAI kann Abweichungen mit Korrekturmaßnahmen, Zuständigkeiten, Fristen, Nachweisen und Verlauf verknüpfen. Damit diese Nachverfolgung nützlich bleibt, brauchen die Einträge klare Beschreibungen und aktuelle Informationen von den Beteiligten.

Umsetzung und Wirksamkeit prüfen

Prüfen Sie zunächst, ob die Maßnahme wie vereinbart umgesetzt wurde. Untersuchen Sie anschließend, soweit sinnvoll, anhand einer erneuten Prüfung oder Stichprobe, ob die erwartete Wirkung eingetreten ist. Ein Nachweis der Umsetzung belegt noch nicht unbedingt, dass die Ursache beseitigt wurde.

Dokumentieren Sie, wer was geprüft hat und welche Entscheidung getroffen wurde. Reicht das Ergebnis nicht aus, passen Sie den Plan an und setzen Sie die Nachverfolgung fort.

Fordern Sie eine CHECKZAI-Demonstration an, um die Nachverfolgung von Feststellungen und Korrekturmaßnahmen kennenzulernen.