Ein operatives Audit richtig vorbereiten

Ein operatives Audit beginnt bereits vor dem Besuch vor Ort. Die Vorbereitung hilft allen Beteiligten zu verstehen, was untersucht wird, welche Informationen benötigt werden und wie die Ergebnisse weitergegeben werden. Ein klarer Umfang und gemeinsam verstandene Kriterien schaffen Aufzeichnungen, mit denen die zuständigen Personen anschließend arbeiten können.

Ziel und Grenzen festlegen

Formulieren Sie zunächst die Frage, die das Audit beantworten soll. Zum Beispiel: „Wie wird der Wareneingangsprozess an diesem Standort durchgeführt?“ Legen Sie Prozess, Standort, Zeitraum und einbezogene Tätigkeiten fest.

Halten Sie auch Ausschlüsse fest. Wenn der Besuch den Wareneingang, aber nicht die Lagerung umfasst, sollte dies ausdrücklich dokumentiert sein. Stimmen Sie ab, welche Unterlagen als Grundlage dienen, und prüfen Sie, ob die aktuellen Fassungen vorliegen.

Kriterien in überprüfbare Fragen übersetzen

Jede Frage sollte eine konkrete Prüfung ermöglichen. „Ist der Prozess gut organisiert?“ lässt viel Interpretationsspielraum. „Liegt eine Aufzeichnung über die Prüfung der eingegangenen Materialien vor?“ gibt eine klarere Richtung für Beobachtung und Nachweissammlung vor.

Bereiten Sie für jeden Punkt Folgendes vor:

• Das zu prüfende Kriterium.
• Die möglichen Antworten und die Voraussetzungen für „nicht anwendbar“.
• Die erwarteten Nachweise, etwa eine Aufzeichnung, ein Foto oder eine Beobachtung.
• Die Angaben, die zum Verständnis der Antwort erforderlich sind.

Erproben Sie die Checkliste vor dem Besuch an einem kleinen Beispiel. Unklare Fragen lassen sich dann noch anpassen und mit dem Team besprechen, bevor sie im laufenden Audit zu unterschiedlichen Auslegungen führen.

Nachweise und Stichprobe planen

Entscheiden Sie vorab, welche Aufzeichnungen und Situationen Sie untersuchen möchten. Beschreiben Sie bei einer Stichprobe, wie diese ausgewählt wurde und welchen Zeitraum sie abdeckt. Schlussfolgerungen sollten sich auf das beziehen, was tatsächlich geprüft wurde.

Bereiten Sie eine einheitliche Kennzeichnung für Standort, Betriebsmittel, Datum und Dokumentenreferenz vor. Erfassen Sie nur die benötigten Informationen. Personenbezogene Angaben oder Unterlagen ohne Bezug zum Prüfungsziel gehören nicht in die Nachweissammlung.

Zuständigkeiten und Besuch organisieren

Klären Sie, wer das Audit leitet, den Besuch begleitet und die Unterlagen bereitstellt. Stimmen Sie Zeiten, Zugangsrechte und die Voraussetzungen für eine sichere Beobachtung der Arbeit ab.

Wenn die Internetverbindung unsicher ist, prüfen Sie vorher, welche Inhalte auf dem Gerät verfügbar sind und wie Sie die spätere Synchronisierung kontrollieren. CHECKZAI ermöglicht in unterstützten Abläufen die Vorbereitung von Arbeit und das Ausfüllen von Checklisten ohne Verbindung. Diese Vorbereitung sollte vor der Abfahrt geprüft werden.

Zeit für den Abschluss einplanen

Prüfen Sie zum Abschluss die Aufzeichnungen: Sind die Antworten verständlich? Lassen sich die Nachweise lesen? Geht aus einer Feststellung hervor, was an welchem Ort beobachtet wurde?

Besprechen Sie offene Fragen und legen Sie fest, wer die nächsten Schritte verfolgt. Eine gute Vorbereitung schafft eine nachvollziehbare Grundlage für Entscheidungen, Berichte und Korrekturmaßnahmen.

Fordern Sie eine CHECKZAI-Demonstration an, um einen Ablauf von der Auditvorbereitung über die Durchführung bis zur Nachverfolgung kennenzulernen.