Dai rilievi alle azioni correttive

Un rilievo di audit diventa utile quando il gruppo riesce a comprendere il problema e a decidere come procedere. Il monitoraggio deve mantenere il collegamento tra ciò che è stato osservato, l’azione scelta, la persona responsabile e le evidenze del completamento.

Scrivere un rilievo comprensibile

È necessario registrare il fatto osservato, il criterio utilizzato e le evidenze disponibili. Luogo, data e registrazione o attività interessata aiutano a ricostruire il contesto. Vanno evitate attribuzioni di intenzioni o responsabilità personali prive di riscontri.

Immaginiamo che in un campione di ricezioni di materiali manchi la registrazione di un controllo previsto dalla procedura. Descrivere quali documenti sono stati esaminati e che cosa mancava permette di approfondire il caso senza concludere in anticipo che il controllo non sia mai stato eseguito.

Distinguere la correzione immediata dalla causa

Una correzione risolve la situazione rilevata. Un’azione correttiva mira a intervenire sulla causa per evitare che si ripeta. Possono essere necessarie entrambe, con tempi differenti.

Nell’esempio, chiarire la ricezione interessata può essere un primo intervento. Per scegliere un’azione correttiva occorre capire perché mancava la registrazione: istruzioni poco chiare, un modulo inadeguato o un’altra condizione confermata dall’analisi. Le ipotesi vanno documentate e verificate prima di scegliere la soluzione.

Definire un’azione eseguibile

«Migliorare il processo» è una formulazione troppo generica per guidare il lavoro. Serve descrivere la modifica concreta, chi la realizzerà e il risultato atteso. La scadenza va concordata considerando priorità, dipendenze e risorse disponibili.

Ogni azione dovrebbe comprendere:

• Un collegamento al rilievo e alla causa individuata.
• Una persona responsabile chiaramente identificata.
• Una scadenza e i principali momenti di verifica.
• Le evidenze necessarie per dimostrare l’esecuzione.
• Criteri di verifica condivisi da chi esegue e da chi riesamina.

Se sono coinvolti più gruppi, le dipendenze devono essere esplicite. Affidare a una persona il coordinamento aiuta a evitare che l’azione rimanga in sospeso tra reparti diversi.

Seguire l’avanzamento mantenendo il contesto

Vanno registrati progressi, ostacoli e variazioni delle scadenze. Quando il piano cambia, è utile spiegare il motivo e conservare la cronologia. Un’altra persona dovrebbe poter capire il percorso dell’azione senza ricostruire conversazioni sparse.

CHECKZAI consente di collegare le non conformità ad azioni correttive, responsabili, scadenze, evidenze e cronologia. Per rendere utile questo monitoraggio, le persone coinvolte devono mantenere le registrazioni chiare e aggiornate.

Verificare l’esecuzione e l’efficacia

Prima si conferma che l’azione sia stata eseguita come previsto. Poi, quando opportuno, una nuova verifica o un nuovo campione permettono di osservare se ha prodotto l’effetto atteso. La prova di un’attività completata può dimostrare l’esecuzione senza confermare ancora che la causa sia stata risolta.

Occorre annotare chi ha svolto il riesame, che cosa ha verificato e quale decisione ha preso. Se il risultato non è sufficiente, il piano va adeguato e il monitoraggio deve proseguire.

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