監査の指摘事項を是正処置につなげるには

監査の指摘事項は、関係者が問題を理解し、次に何をするかを決められることで役立ちます。フォローアップでは、観察した事実、選択した対応、担当者、完了を示す証拠のつながりを保つことが重要です。

他の人にも理解できる指摘事項を書く

観察した事実、判断に用いた基準、確認できる証拠を記録します。場所、日付、対象の記録や作業を明記し、裏付けのない意図の推測や個人への責任追及は避けます。

例えば、資材受け入れの記録をサンプルで調べたところ、手順で定められた確認の記録が見当たらなかったとします。この場合は、どの記録を調べ、何が欠けていたかを具体的に書きます。確認作業そのものが行われなかったと早い段階で断定せず、調査を進めるための事実を整理できます。

その場の修正と原因への対応を分ける

修正は、見つかった状況を解消するための対応です。是正処置は、再発を防ぐために原因へ働きかけます。両方が必要な場合もあり、それぞれの期限が異なることもあります。

先ほどの例では、対象の受け入れ状況を確認することが当面の対応になり得ます。一方、是正処置を決めるには、記録がなかった理由を調べる必要があります。説明が曖昧だったのか、様式が使いにくかったのか、別の条件があったのか。考えられる理由を記録し、裏付けを確認してから対応を選びましょう。

実行できる具体的な処置を決める

「業務を改善する」だけでは、担当者が何をすべきか分かりません。変更する内容、実施する人、期待する結果を具体化します。期限は、優先度、他の作業との関係、利用できる人員や時間を踏まえて決めます。

各処置には、次の内容を含めます。

• 指摘事項と特定した原因との関連。
• 明確に割り当てられた担当者。
• 期限と途中経過を確認するタイミング。
• 実施を示すために必要な証拠。
• 実施者と確認者が共通に理解する確認基準。

複数の部署が関わる場合は、作業の依存関係を明らかにします。フォローアップを調整する人を決めておけば、部署間で対応が宙に浮くことを防ぎやすくなります。

経緯が分かるように進捗を残す

進んだ作業、障害、期限の変更を記録します。計画が変わった場合は理由を説明し、それまでの履歴も残します。他の人が個別のメッセージを探し回らなくても、対応の経緯を理解できる状態を目指します。

CHECKZAIでは、不適合を是正処置、担当者、期限、証拠、履歴に関連付けられます。関係者が分かりやすい記録を残し、情報を更新することが、実用的なフォローアップにつながります。

実施と効果を確認する

まず、決めた処置が予定どおり実施されたかを確認します。その後、必要に応じて再確認や新たなサンプルの調査を行い、期待した効果が得られたかを確かめます。作業の完了を示す証拠だけでは、原因が解消されたと判断できない場合もあります。

誰が何を確認し、どのように判断したかを記録してください。結果が十分でなければ、計画を見直して追跡を続けます。

指摘事項と是正処置の管理を詳しく知りたい方は、CHECKZAIのデモをご相談ください。