Så förbereder du en operativ revision

En operativ revision börjar före platsbesöket. Förberedelserna hjälper alla inblandade att förstå vad som ska granskas, vilken information som behöver samlas in och hur resultaten ska delas. En tydlig avgränsning och gemensamma kriterier ger dokumentation som går att använda när det är dags att agera på iakttagelserna.

Bestäm syfte och avgränsning

Börja med att formulera den fråga som revisionen ska besvara. Till exempel: ”Hur genomförs processen för godsmottagning på den här platsen?” Ange vilken process, plats, tidsperiod och vilka aktiviteter som ingår.

Dokumentera även det som inte ingår. Om besöket omfattar godsmottagning men inte lagring behöver det framgå tydligt. Kom överens om vilka dokument som ska ligga till grund för granskningen och kontrollera att ni har de aktuella versionerna.

Gör kriterierna till konkreta frågor

Varje fråga bör leda till en tydlig kontroll. ”Är processen välorganiserad?” ger stort utrymme för tolkning. ”Finns det dokumentation av kontrollen av mottaget material?” ger bättre stöd för både observation och insamling av underlag.

Förbered följande för varje punkt:

• Det kriterium som ska kontrolleras.
• Möjliga svar och när ”inte tillämpligt” ska användas.
• Förväntat underlag, exempelvis en registrering, ett foto eller en observation.
• Den bakgrund som behövs för att förstå svaret.

Prova checklistan på ett mindre exempel före besöket. Otydliga frågor kan då justeras medan det fortfarande finns tid att uppdatera mallen och gå igenom den med gruppen.

Planera underlag och stickprov

Bestäm vilka dokument och situationer ni vill granska. Om ni använder ett stickprov, beskriv hur det valdes och vilken tidsperiod det omfattar. Slutsatserna ska spegla det som faktiskt har undersökts.

Förbered ett enhetligt sätt att ange plats, utrustning, datum och dokumentreferens. Samla bara in information som behövs för revisionen. Undvik personuppgifter och dokument som saknar koppling till granskningens syfte.

Fördela ansvar och ordna platsbesöket

Bekräfta vem som leder revisionen, vem som följer med under besöket och vem som tar fram dokumenten. Kom överens om tider, tillträde och de förutsättningar som behövs för att observera arbetet på ett säkert sätt.

Om internetanslutningen kan vara osäker, kontrollera i förväg vilket innehåll som finns på enheten och hur synkroniseringen ska kontrolleras efteråt. CHECKZAI ger stöd för att förbereda arbete och fylla i checklistor utan uppkoppling i de arbetsflöden som stöds. Kontrollera ändå att förberedelserna är klara innan ni åker.

Avsätt tid för att avsluta arbetet

Gå igenom dokumentationen innan ni avslutar. Har svaren tillräckligt med sammanhang? Är underlaget läsbart? Går det att förstå vad som observerades och var?

Dela de frågor som behöver redas ut och bestäm vem som följer upp nästa steg. En väl förberedd revision ger ett tydligt underlag för beslut, rapporter och korrigerande åtgärder.

Boka en demonstration av CHECKZAI för att utforska ett arbetsflöde från förberedelse och genomförande till uppföljning av revisioner.