Från iakttagelser till korrigerande åtgärder

En iakttagelse från en revision blir användbar när gruppen förstår problemet och kan avgöra vad som behöver göras. Uppföljningen behöver behålla kopplingen mellan det som observerades, den valda åtgärden, den ansvariga personen och underlaget som visar att arbetet är slutfört.

Skriv en iakttagelse som går att förstå

Dokumentera det observerade förhållandet, kriteriet som användes och det underlag som finns. Ange plats, datum och vilken registrering eller aktivitet som berörs. Undvik antaganden om avsikter eller att peka ut personligt ansvar utan stöd.

Tänk dig ett stickprov av godsmottagningar där det saknas dokumentation av en kontroll som beskrivs i rutinen. Ange vilka registreringar som granskades och vad som saknades. Då går det att utreda situationen utan att i förväg dra slutsatsen att själva kontrollen aldrig utfördes.

Skilj på direkt rättelse och bakomliggande orsak

En rättelse hanterar den situation som har upptäckts. En korrigerande åtgärd syftar till att hantera orsaken så att situationen inte upprepas. Båda kan behövas och ha olika tidsramar.

I exemplet kan ett första steg vara att reda ut den berörda leveransen. För att välja en korrigerande åtgärd behöver ni förstå varför dokumentationen saknades: otydliga instruktioner, ett olämpligt formulär eller något annat som bekräftas i analysen. Dokumentera möjliga förklaringar och undersök dem innan ni väljer en lösning.

Beskriv en åtgärd som går att genomföra

”Förbättra processen” är för brett för att vägleda arbetet. Beskriv den konkreta förändringen, vem som ska genomföra den och vilket resultat som förväntas. Bestäm ett slutdatum utifrån prioritet, beroenden och tillgängliga resurser.

Varje åtgärd bör innehålla:

• En koppling till iakttagelsen och den identifierade orsaken.
• En tydligt utsedd ansvarig person.
• Ett slutdatum och viktiga avstämningar.
• Det underlag som krävs för att visa att åtgärden har genomförts.
• Granskningskriterier som både utföraren och granskaren förstår.

Om flera grupper är inblandade behöver beroendena vara tydliga. Låt en person samordna uppföljningen så att åtgärden inte faller mellan avdelningarna.

Följ utvecklingen med sammanhang

Dokumentera framsteg, hinder och ändrade datum. Förklara varför planen ändras och bevara historiken. En annan person ska kunna förstå åtgärdens utveckling utan att leta igenom spridda meddelanden.

CHECKZAI kan koppla avvikelser till korrigerande åtgärder, ansvariga, tidsfrister, underlag och historik. Tydliga beskrivningar och aktuella uppgifter från de inblandade gör uppföljningen användbar.

Granska genomförande och effekt

Kontrollera först att åtgärden har genomförts enligt planen. Undersök sedan, när det är lämpligt, om den gav önskad effekt genom en ny kontroll eller ett nytt stickprov. Underlag som visar att en uppgift är slutförd behöver inte i sig visa att orsaken är undanröjd.

Dokumentera vem som granskade, vad som kontrollerades och vilket beslut som fattades. Om resultatet inte räcker, justera planen och fortsätt uppföljningen.

Boka en demonstration av CHECKZAI för att utforska hur iakttagelser och korrigerande åtgärder kan följas upp.